Secrétaire médicale
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Autres appellations pour ce poste
Secrétaire médico-sociale, Secrétaire médicale et administrative
Description
La secrétaire médicale est un professionnel de l'administration spécialisé dans la gestion des tâches administratives au sein d'un cabinet médical, d'un service hospitalier ou d'un établissement de santé. Son rôle est d'assurer la coordination administrative entre les patients, les médecins et les autres membres de l'équipe médicale, et de garantir le bon fonctionnement du secrétariat.
Missions principales
Les missions principales de la secrétaire médicale comprennent :
• Accueil et orientation des patients : réception des patients, gestion des rendez-vous médicaux, orientation vers les différents services et spécialités, gestion du flux de patients en salle d'attente.
• Gestion administrative : création et mise à jour des dossiers médicaux des patients, saisie et mise en forme des comptes rendus médicaux, gestion des courriers et des emails, archivage des documents médicaux.
• Facturation et gestion des paiements : établissement des feuilles de soins, vérification des droits des patients à l'assurance maladie, encaissement des paiements et suivi des règlements, gestion des remboursements.
• Communication interne : transmission des informations entre les différents services de l'établissement, coordination des plannings des médecins et des consultations, organisation des réunions et des formations internes.
• Relation avec les fournisseurs et les partenaires : gestion des commandes de fournitures médicales, suivi des contrats avec les prestataires de services (laboratoires d'analyses, sociétés d'impression, etc.), coordination des interventions des techniciens et des prestataires externes.
• Gestion de la confidentialité : respect du secret médical, confidentialité des informations médicales et administratives, sécurisation des données personnelles des patients.
Compétences
Cliquez sur une compétence pour accéder aux métiers y correspondant.
Ces compétences sont identifiées à partir du référentiel de la fondation JAE.
Les savoir-faire
Classer : Trouver les liens entre différents éléments et les classer selon certains critères. L’analyse peut porter sur une situation, un comportement, un objet…
Comparer : Suivre un protocole défini à l'avance afin d'établir le bon fonctionnement ou la conformité d'un objet, d'une production, d'une situation… avec un résultat attendu.
Comprendre des informations : Saisir le sens de consignes ou d'informations orales ou écrites simples.
Distinguer : Reconnaître les différents éléments qui composent un objet, un dossier… et savoir les assembler.
Informer par écrit : Ecrire des documents pour expliquer et transmettre des informations dans une forme déterminée : compte-rendu, contrat, rapport, courrier…
Mémoriser : Garder en mémoire des informations simples mais nombreuses : codes, noms, numéros, références…
Noter des informations : Mettre par écrit ou copier des renseignements, des consignes en suivant des instructions précises.
Obtenir des renseignements : Trouver un renseignement simple à partir de dossiers, annuaires, plans, sites Internet… ou en interrogeant une personne.
Renseigner oralement : Donner oralement des renseignements, des informations simples et brèves.
Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…
Travailler en équipe : Exercer une activité qui implique la collaboration des membres d'une équipe pour atteindre un objectif commun.
Utiliser des logiciels : Utiliser des applications bureautiques ou industrielles : traitement de textes, tableur, base de données, gestionnaire de commandes, logiciel de dessin, de conception industrielle…
Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.
Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.
Expliquer oralement : Transmettre et échanger oralement des informations, des idées à travers des entretiens, des discussions….
Les savoir-être
Autonomie Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré(e) de façon continue.
Ecoute Ecouter activement, recevoir des informations et des messages. Faire preuve d'ouverture d'esprit.
Sens de l'organisation, priorisation des tâches Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Sens de la relation usagers / clients Savoir être à l'écoute des clients et des usagers. Leur apporter des explications claires. Mettre la satisfaction des clients au centre de vos préoccupations tout au long de vos échanges avec eux. Leur apporter une expérience client positive.
Les compétences numériques
Accompagner à l'utilisation du numérique Identifier et accompagner les usagers ne pouvant pas utiliser les moyens de communication mis à leur disposition (application utilisée par la structure, démarches administratives dématérialisées…), faire de la prévention sur l'utilisation du numérique.
Communiquer grâce aux outils numériques Savoir utiliser les outils numériques pour communiquer, transmettre de l’information ou la conserver.
Protection des données Connaître et appliquer les règles pour protéger les données personnelles de la vie privée pour la saisie, transmission ou conservation de celles-ci, dans le cadre du suivi des clients ou personnes accompagnées ou pour la réalisation de tâches administratives (inscriptions, demande et envoi d’informations…).
Conditions de travail
Les secrétaires médicales peuvent travailler dans différents environnements de soins, tels que les cabinets médicaux, les cliniques, les hôpitaux, les centres de santé, les maisons de retraite, etc. Les horaires de travail peuvent être variables en fonction du lieu d'exercice et des besoins du service, notamment en cas de garde ou d'astreinte pour assurer la continuité des soins.
Formations
Ci-dessous, les principales formations demandées pour ce métier :
Pour devenir secrétaire médicale, il est généralement nécessaire de suivre une formation spécifique dans le domaine de l'administration médicale.
TP - Secrétaire assistant médico-social
Secrétaire médical
Secrétaire médical et médico-social
Passerelles et évolutions professionnelles possibles
Après avoir acquis de l'expérience en tant que secrétaire médicale, plusieurs possibilités d'évolution de carrière peuvent se présenter, notamment :
Formation spécialisée : possibilité de se spécialiser dans un domaine particulier de l'administration médicale (gestion des dossiers patients, gestion des plannings médicaux, facturation et gestion des comptes patients, etc.) en suivant des formations complémentaires ou dans l'accompagnement de personnes
Promotion interne : possibilité d'accéder à des postes de responsabilité au sein de l'établissement (responsable du secrétariat médical, chef de service administratif, etc.) en fonction de l'expérience et des compétences acquises.
Mobilité professionnelle : possibilité de travailler dans d'autres secteurs d'activité (secteur médico-social, secteur de l'assurance santé, secteur de la formation professionnelle, etc.) ou dans d'autres régions géographiques en fonction des opportunités de carrière.
L’accompagnant(e) éducatif(ve) et social(e) intervient au quotidien au domicile de personnes âgées ou dépendantes, en situation de handicap (physique, psychique ou sensoriel) ou auprès de familles fragilisées (parents et enfants). Il/elle leur apporte une assistance individualisée pour qu’elles puissent rester à domicile, au coeur de leur environnement familier et affectif.
Aider au maintien et au développement des capacités de la personne aidée.
Animer la journée à l’aide de jeux, activités manuelles et artistiques, promenades, lecture...
Aider aux actes essentiels de la vie (toilette, habillage, prise des repas).
Accompagner la personne dans sa vie sociale (courses, loisirs, rendez-vous médicaux...).
Soutenir les familles dans les actes de la vie quotidienne.
Apporter des solutions pour sécuriser le cadre de vie.
Assurer ou aider à l’entretien du domicile de la personne aidée.
Veiller sur l’évolution de la personne, la stimuler, la soutenir, l’accompagner pour maintenir ses capacités.
Communiquer et accompagner ses proches / aidants.
Branches professionnelles
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Aide à domicile Aide, accompagnement, soins et services à domicile