Agent d'accueil et d'information
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Autres appellations pour ce poste
Chargé d'accueil
Employé d'accueil
Hôte/hôtesse d'accueil
Standardiste
Description
Premier contact avec le public, le/la chargé(e) d’accueil représente l’image de l’entreprise ou de la structure qui l’emploie.
Le/la chargé(e) d’accueil anime et organise un espace d’accueil et d’information. Il/elle accueille le public, l’écoute et recueille sa demande, l’informe et le dirige.
Missions principales
Le/la chargé(e) d’accueil est la première personne que le public rencontre. Son rôle est d’accueillir, informer et orienter les visiteurs. Parfait(e) connaisseur(euse) du règlement en vigueur et des démarches à suivre, il accompagne les visiteurs dans leurs différentes demandes.
- Accueillir, renseigner et informer le public sur les services en face à face ou au standard téléphonique
- Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information
- Mettre à jour les outils logistiques
- Effectuer des tâches administratives de base
- Gérer les rendez-vous d’un(e) conseiller(e) en insertion socioprofessionnelle
- Actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public
Compétences
Cliquez sur une compétence pour accéder aux métiers y correspondant.
Ces compétences sont identifiées à partir du référentiel de la fondation JAE.
Les savoir-faire
Comprendre des informations : Saisir le sens de consignes ou d'informations orales ou écrites simples.
Conseiller : Donner des conseils à une personne pour l'aider à atteindre des objectifs dans un domaine précis de sa vie personnelle ou professionnelle.
Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.
Créer une relation de confiance : Créer et maintenir avec une personne une relation suivie qui implique les émotions et l'affectivité de l'autre.
Expliquer oralement : Transmettre et échanger oralement des informations, des idées à travers des entretiens, des discussions….
Informer par écrit : Ecrire des documents pour expliquer et transmettre des informations dans une forme déterminée : compte-rendu, contrat, rapport, courrier…
Renseigner oralement : Donner oralement des renseignements, des informations simples et brèves.
Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…
Utiliser des logiciels : Utiliser des applications bureautiques ou industrielles : traitement de textes, tableur, base de données, gestionnaire de commandes, logiciel de dessin, de conception industrielle…
Accompagner : Aider une personne à résoudre ses problèmes psychologiques, sociaux ou de santé
Créer une relation avec un groupe : Animer ou faciliter des échanges au sein d’un groupe de personnes.
Noter des informations : Mettre par écrit ou copier des renseignements, des consignes en suivant des instructions précises.
Produire de l'information : Chercher, organiser et traiter des données provenant de différentes sources pour produire de l’information : des études, des rapports, des articles, des films...
Les savoir-être
Autonomie Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré(e) de façon continue.
Capacité à travailler sous pression, à gérer le stress Garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues ou stressantes.
Capacité d’adaptation S'adapter à des situations variées et à s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes et des valeurs propres à l'entreprise.
Ecoute Ecouter activement, recevoir des informations et des messages. Faire preuve d'ouverture d'esprit.
Respect des règles Suivre avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies sans réaliser d'erreur, et à transmettre des informations avec exactitude.
Sens de l'organisation, priorisation des tâches Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Sens de la relation usagers / clients Savoir être à l'écoute des clients et des usagers. Leur apporter des explications claires. Mettre la satisfaction des clients au centre de vos préoccupations tout au long de vos échanges avec eux. Leur apporter une expérience client positive.
Sens des responsabilités, fiabilité Capacité à faire des choix pour agir, à prendre en charge son activité et à rendre compte, sans devoir être encadré(e) de façon continue.
Conditions de travail
L’activité s’exerce en relation avec différents services et en contact avec le public.
L’aspect relationnel est une caractéristique de la fonction. Il s’agit d’un emploi sédentaire à horaire régulier. Le/la chargé(e) d’accueil est amené(e) à travailler en équipe notamment en ce qui concerne la gestion du planning. Une activité de secrétariat vient donc compléter la fonction première du/de la chargé(e) d’accueil.
Formations
Ci-dessous, les principales formations demandées pour ce métier :
Passerelles et évolutions professionnelles possibles
Après avoir acquis de l'expérience dans le domaine de l'accueil et des services d'information, il est possible de progresser vers des postes de supervision ou de gestion au sein d'une organisation. En tant que responsable d'accueil, les responsabilités peuvent inclure la coordination des équipes d'accueil, la gestion des plannings, l'organisation des activités d'accueil et la résolution des problèmes rencontrés par les visiteurs.
Ils peuvent se spécialiser dans le tourisme culturel, le tourisme d'aventure, le tourisme écologique ou le tourisme gastronomique, en acquérant des connaissances approfondies sur le sujet et en offrant des services spécialisés aux visiteurs.
Les agents d’accueil et d’information peuvent aussi se tourner vers des métiers proches comme :
- Agent administratif
- Téléconseiller
- Aide comptable
L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l’information, est en charge d’activités d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui et de contrôle, de comptabilité, de paye et de gestion des comptes clients. Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l’image de marque de l’entreprise, en interne comme à l’externe.
Plus de détail sur cette évolutionL’assistant comptable est un professionnel des chiffres : il reçoit les factures des fournisseurs, envoie les paiements, établit des fiches paie, suit l'état des stocks. Il participe aussi au montage des comptes annuels.
Plus de détail sur cette évolutionLe téléconseiller(e) est un professionnel chargé de la relation client à distance, généralement par téléphone, mais aussi par e-mail, chat en ligne, ou d'autres canaux de communication. Son rôle principal est d'assister, de conseiller et d'accompagner les clients dans leurs demandes, leurs réclamations, leurs problèmes techniques ou administratifs, et de promouvoir les produits ou services de l'entreprise qu'il représente.
Branches professionnelles
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Acteurs du lien social & familial
Aide à domicile Aide, accompagnement, soins et services à domicile